Kinh nghiệm học tập tiếng Anh, IELTS và công việc văn phòng luôn là chủ đề chúng tôi nhận được rất nhiều câu hỏi mỗi khi hè về. Cứ đến tháng Sáu, lịch công tác nước ngoài của nhiều công ty lại dày đặc hơn hẳn. Hội chợ thương mại, những chuyến đi kết hợp làm việc cũng tăng theo. Không ít lần chúng tôi chứng kiến đồng nghiệp cuống cuồng ôn lại vốn tiếng Anh chỉ vài ngày trước chuyến bay. Họ sợ đứng trước đối tác mà không nói nổi một câu trọn vẹn. Cảm giác đó thật ra rất phổ biến. Bài viết này xin chia sẻ vài kinh nghiệm giúp bạn chuẩn bị vốn tiếng Anh vững vàng hơn trước khi lên đường.
Vì sao mùa hè là thời điểm dồn dập nhất cho dân văn phòng hay đi công tác
Không phải ngẫu nhiên mà từ tháng Sáu đến tháng Tám, hộp thư công việc của nhiều người bỗng dày lên. Email mời tham dự hội chợ thương mại, ký hợp đồng hay khảo sát thị trường nước ngoài xuất hiện liên tục. Đây là giai đoạn nhiều doanh nghiệp tranh thủ thời tiết thuận lợi và lịch nghỉ lễ ở nước đối tác để đẩy nhanh hợp tác. Nhờ vậy, số chuyến công tác kết hợp du lịch cũng tăng đáng kể so với các mùa khác.
Với dân văn phòng, đây vừa là cơ hội mở rộng mối quan hệ, vừa là thử thách nếu vốn tiếng Anh còn hạn chế. Chỉ riêng việc làm thủ tục sân bay, nhận phòng khách sạn hay gọi món cùng đối tác cũng đủ khiến người chưa quen tiếng Anh cảm thấy lúng túng. Chưa kể những buổi họp, đàm phán mà một câu nói vụng về cũng đủ làm mất điểm trong mắt đối tác quốc tế.
Chúng tôi từng có một đồng nghiệp phải bay sang Thái Lan tham dự triển lãm chỉ sau một tuần nhận thông báo. Vì gấp gáp, bạn ấy chỉ kịp ôn vài mẫu câu chào hỏi cơ bản. Kết quả là trong buổi gặp đối tác, bạn phải nhờ người khác dịch lại nhiều lần. Trải nghiệm đó khiến cả nhóm rút ra một bài học rõ ràng: nên chuẩn bị tiếng Anh sớm hơn, thay vì để nước đến chân mới nhảy.
Những kỹ năng tiếng Anh văn phòng nên ôn trước chuyến đi
Trước khi bước lên máy bay, có vài mảng kỹ năng tiếng Anh văn phòng mà chúng tôi nghĩ bạn nên dành thời gian ôn lại kỹ càng. Không phải ai cũng cần giỏi toàn diện. Nhưng nắm chắc những kỹ năng cốt lõi sẽ giúp công việc trôi chảy hơn nhiều khi ở nước ngoài.
Trước hết là kỹ năng viết email công việc sao cho ngắn gọn, đúng trọng tâm và đủ lịch sự theo văn hóa giao tiếp quốc tế. Nhiều người giao tiếp tiếng Anh khá tốt hằng ngày nhưng lại lúng túng khi soạn một email trang trọng gửi đối tác. Nếu bạn thuộc nhóm này, luyện viết thường xuyên và nhờ người có kinh nghiệm góp ý sẽ rất hữu ích. Một số bạn trong đội ngũ chúng tôi từng dùng thử website sửa bài IELTS Writing trực tuyến để rèn cách hành văn mạch lạc hơn, dù mục đích ban đầu chỉ là ôn thi chứng chỉ.
Kế đến là khả năng thuyết trình ngắn trước nhóm nhỏ và kỹ năng small talk, tức những câu chuyện phiếm xã giao trước khi vào việc chính. Một câu hỏi đơn giản về chuyến bay của đối tác, hay một nhận xét ngắn về thời tiết địa phương, cũng đủ phá vỡ sự e dè ban đầu. Bên cạnh đó, vốn từ vựng chuyên ngành liên quan trực tiếp đến lĩnh vực công ty đang hoạt động cũng cần được ôn lại, vì đây là phần dễ quên nhất khi lâu ngày không dùng đến.
Kinh nghiệm học tiếng Anh, IELTS: chọn cách ôn phù hợp quỹ thời gian
Không phải ai cũng có điều kiện đăng ký khóa học bài bản trước chuyến công tác. Với người chỉ còn vài tuần chuẩn bị, tự học bằng ứng dụng di động và tài liệu online là lựa chọn linh hoạt nhất. Cách này phù hợp với người bận rộn. Tuy nhiên nó đòi hỏi tính kỷ luật cao để duy trì đều đặn, chứ không phải học dồn rồi bỏ ngang giữa chừng.
Nếu bạn có nhiều thời gian hơn một chút, tham gia lớp học ngắn hạn theo nhóm cũng là cách hay. Có người hướng dẫn sửa lỗi trực tiếp giúp bạn phản xạ nhanh hơn, dù cần sắp xếp lịch học cố định mỗi tuần. Một số người trong chúng tôi lại thích luyện tập cùng đồng nghiệp hoặc bạn bè. Cách này vừa tiết kiệm chi phí vừa tạo cảm giác thoải mái khi thực hành, chỉ có điều đôi khi thiếu người chỉnh lỗi sai chuyên sâu.
Còn với những ai cần tiến bộ nhanh và không ngại đầu tư, thuê gia sư kèm riêng tập trung đúng nhu cầu công việc cụ thể vẫn là cách hiệu quả nhất, dù chi phí thường cao hơn hẳn. Nếu bạn đang phân vân giữa nhiều lựa chọn, việc cân nhắc có nên học IELTS online hay không cũng đáng để tìm hiểu trước, vì hình thức này khá linh hoạt cho người có lịch làm việc thất thường.
Bí quyết sắp xếp thời gian ôn luyện khi công việc dày đặc
Rào cản lớn nhất khiến nhiều người trì hoãn việc ôn tiếng Anh không hẳn vì thiếu tài liệu, mà vì lịch làm việc đã kín gần cả tuần. Chúng tôi hiểu cảm giác đó, bởi hầu hết dân văn phòng đều phải cân đối giữa deadline, họp hành và cả việc gia đình.
Một cách khả thi hơn là chia nhỏ thời gian học thành từng khung mười lăm đến hai mươi phút mỗi ngày, thay vì cố dồn vào một buổi học dài cuối tuần. Bạn có thể tận dụng lúc di chuyển trên xe buýt, chờ thang máy hay xếp hàng mua cà phê buổi sáng để nghe một đoạn hội thoại ngắn. Cách học rải đều như vậy nghe có vẻ chậm, nhưng lại bền hơn nhiều so với việc học dồn rồi bỏ giữa chừng.
Một bạn trong nhóm chúng tôi từng áp dụng cách này suốt hai tháng trước chuyến công tác. Bạn nghe podcast tiếng Anh ngắn trong lúc ăn sáng, và ôn lại từ vựng chuyên ngành ngay trên đường đến công ty. Đến ngày làm việc thực tế với đối tác, bạn không còn cảm giác hồi hộp như những lần trước nữa. Kinh nghiệm học tiếng Anh, IELTS của bạn ấy sau đó cũng được nhiều đồng nghiệp trong công ty hỏi han và học theo.
Ngoài việc ôn ngoại ngữ, biết bí quyết sắp xếp lịch trình cá nhân và công việc gia đình sao cho hợp lý cũng góp phần không nhỏ giúp bạn có đủ khoảng trống để ôn luyện mà không xáo trộn nhịp sống thường ngày. Nhiều dân văn phòng còn tận dụng thêm công cụ hỗ trợ công việc để rút ngắn thời gian xử lý báo cáo, họp hành lặt vặt, nhờ đó có thêm quỹ thời gian dành cho việc học. Chúng tôi từng viết về cách giúp dân văn phòng làm việc nhẹ hơn mỗi ngày nhờ AI, và nhận thấy nhiều người áp dụng để có thêm thời gian trống buổi tối cho việc ôn luyện ngoại ngữ.
Ưu tiên phản xạ nghe nói hơn ngữ pháp hàn lâm khi thời gian gấp rút
Khi chỉ còn vài tuần trước ngày bay, chúng tôi khuyên bạn nên ưu tiên luyện phản xạ nghe nói hơn là ngồi học ngữ pháp hàn lâm. Ngữ pháp chuẩn chỉnh vẫn quan trọng. Nhưng trong bối cảnh công tác ngắn ngày, khả năng nghe hiểu nhanh và phản hồi tự nhiên mới là thứ giúp bạn xử lý tình huống thực tế trôi chảy.
Thử tưởng tượng bạn đang ở sân bay nước ngoài và chuyến bay bị hoãn đột ngột. Lúc này, nhớ đúng công thức ngữ pháp không giúp ích bằng khả năng bật ra ngay câu hỏi để tìm thông tin từ nhân viên hàng không. Đó là lý do chúng tôi luôn nhắc các bạn đồng nghiệp trẻ tập trung vào phản xạ trước, rồi mới trau chuốt ngữ pháp sau khi đã có nền tảng giao tiếp ổn định.
Một vài mẹo nhỏ giúp buổi gặp đối tác quốc tế suôn sẻ hơn
Ngoài vốn từ vựng và phản xạ nghe nói, có một số mẹo nhỏ mà chúng tôi thường nhắc nhau trước mỗi chuyến công tác. Chuẩn bị sẵn một cuốn sổ ghi chú thuật ngữ chuyên ngành bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh là một trong số đó. Khi bí từ giữa buổi họp, chỉ cần lật nhanh vài trang là có thể tìm được từ cần dùng, thay vì đứng khựng lại giữa cuộc trò chuyện.
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên chuẩn bị sẵn vài câu hỏi mở để chủ động dẫn dắt cuộc trò chuyện khi đối tác hơi trầm lặng. Ví dụ, hỏi về văn hóa làm việc ở công ty họ, hay đơn giản là hỏi về món ăn đặc trưng của địa phương nơi bạn đang công tác. Những câu hỏi như vậy giúp cuộc trò chuyện tự nhiên hơn. Nó còn thể hiện sự quan tâm chân thành đến đối tác, điều mà nhiều người nước ngoài khá coi trọng.
Một điều nữa chúng tôi muốn nhắc là đừng quá lo lắng nếu phát âm chưa hoàn hảo hay đôi lúc dùng sai ngữ pháp. Đối tác quốc tế, đặc biệt là người thường xuyên làm việc với nhiều quốc gia, đã quen với việc giao tiếp bằng tiếng Anh không phải tiếng mẹ đẻ. Điều họ quan tâm hơn cả là bạn có truyền đạt được ý chính hay không, và thái độ hợp tác của bạn ra sao. Sự tự tin, dù vốn từ chưa thật hoàn chỉnh, vẫn tạo được ấn tượng tốt hơn nhiều so với sự rụt rè im lặng.
Kết luận
Chuẩn bị tiếng Anh kỹ càng trước mỗi chuyến công tác nước ngoài không đơn thuần là để giao tiếp trôi chảy hơn. Nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp bạn tạo thiện cảm ban đầu với đối tác và đồng nghiệp quốc tế, những người thường đánh giá cao sự chỉn chu trong cách làm việc. Một vốn tiếng Anh vững, dù chỉ ở mức giao tiếp cơ bản, cũng đủ để bạn tự tin hơn khi đứng trước những tình huống bất ngờ. Vốn tiếng Anh đó, kết hợp với thái độ chủ động trong công việc, chính là nền tảng giúp bạn từng bước mở rộng cơ hội hợp tác quốc tế về sau. Nếu mùa hè này bạn cũng có lịch công tác nước ngoài đang chờ phía trước, đừng ngần ngại dành ra vài tuần để ôn lại vốn tiếng Anh của mình. Bắt đầu từ những điều nhỏ như một đoạn hội thoại ngắn mỗi ngày, biết đâu bạn sẽ ngạc nhiên với sự tiến bộ của chính mình trước ngày lên đường.
